パソコン入れ替えにともなうコスト削減方法について詳しく解説！

パソコンが旧型になったり、ソフトが対応しなくなったりして、会社のパソコンの入れ替えを検討すること多いです。しかし「パソコンをいつ入れ替えたらいいのか迷っている」「パソコンを新しくしたがパソコンの処分をどうしたらいいのかわからない、そんな悩みを解決するために今回はパソコンの入れ替え時期や処分方法について見ていきましょう。

会社のパソコンの入れ替えを考えるべき時期

会社のパソコンに入れ替え時期はあるのでしょうか？壊れてから替える、古くなったら替える、そんな方もいるかもしれませんが、大切なデータが失われたり、急にパソコンが使えなくなったりしては困ってしまいます。パソコンの入れ替え時期におすすめのタイミングや時期を見ていきましょう。

■ハードディスクドライブの寿命でパソコンの入れ替えを検討する

ハードディスクドライブはパソコンの心臓ともいえる、大切な存在です。このハードディスクドライブは三年くらい経ち始めると故障の確率が上がってきます。ハードディスクドライブは寿命が来てしまうと修理する事ができないので、ハードディスクドライブの寿命が来る前にパソコンの入れ替えをしなければなりません。そのため、このタイミングで入れ替えを行うことも多いです。

■パソコンの保証期間の終了と共に入れ替えを検討する

パソコンを購入した時は、ほとんどの場合、保証がついています。購入した店舗や購入したメーカーにもよりますが、延長保証した場合も含め、三年～五年保証が多くなっています。保証期間が過ぎてしまうと部品の交換が有償になったり、修理不可になったりする場合もあるので、この保証が切れるタイミングで買い替えるのもおすすめのタイミングです。

■ソフトウエアの対応時期でパソコンの入れ替えを検討する

ソフトウエアの更新の時期でのパソコンの入れ替えもおすすめのタイミングになります。サイバー犯罪者などに悪用されてしまうのを防ぐためにもソフトウエアの更新は必要になります。無料で行える更新は問題ありませんが、使い勝手が大きく変わるバージョンアップの場合は、パソコンによっては有償になってしまう場合や対応ができないこともあるので、そのタイミングでパソコンの入れ替えを行うのもおすすめです。

パソコン入れ替えにともなうコスト削減方法

パソコンを適切なタイミングで入れ替えることによって、コスト削減する事ができます。パソコンの保証期間が終了してしまった場合に余分にかかる修理費や、仕事の作業効率を考えると、パソコンの入れ替えを適切に行った方がコスト削減できる場合もあります。

また、パソコンを入れ替える場合にも、自社で購入以外にも、リース契約やレンタル契約に変更することでコスト削減が図れる場合もあるようです。自社で購入する場合は、値引きの交渉を行うことでパソコンの入れ替えにともなうコストが削減できます。

また、リース契約やレンタル契約の場合、保守費用も入れ考えると、購入よりコスト削減が可能な場合もあります。その他には、部署によってパソコンのグレードを変えて購入するのもコスト削減につながるようです。必要な部署とグレードを洗い出すことで費用を削減できます。

旧パソコンの処分についても同時に考えておこう

パソコンの入れ替えを行った場合、問題となってくるのが、旧パソコンの処分です。パソコンにはさまざまな情報が入っており、絶対に流出させてはいけない機密情報や、個人情報、取引先の情報など、悪用されてしまうと困るものばかりです。そのため、使わなくなったパソコンを処分する際には、適切に処分する事が重要になります。

■ソフトウエアの消去を行う

自社でできるデータ消去として消去専用ツールを使用し、ソフトウエアの消去を行う方法があります。専用ツールでデータ消去することは可能ですが、ファイルのみの削除など、間違った消去方法のみを行ってしまうと、復元ツールで元に戻すことができてしまうので注意が必要です。

■業者に委託する

処分業者に委託することで完全にデータ消去をすることができます。その場合、消去証明書を発行してもらい、必ず適切な消去が行われたことを確認しましょう。企業によっては、専用ツールで消去後、業務委託して消去を行うという、ダブルで消去を行う企業もあるようです。

パソコンの処分を依頼する業者選びのポイント

パソコンを処分する場合は、情報漏洩が起きないようにすることが一番大切になります。そのため、処分業者選びも重要になります。処分業者も多数ありますが、消去証明書を発行してくれる業者を選ぶことがおすすめです。消去証明書があることで、情報漏洩対策をしている証にもなります。

 

パソコンの入れ替えのタイミングはハードディスクドライブの寿命や保証期間、ソフトウエアのバージョンアップを目安に入れ替えを行うのがベストタイミングでしょう。その場合、コスト削減も考え、リース契約、レンタル契約の他に、用途別でのグレードを見直すこともおすすめです。また、それにともなう旧パソコンの処分も慎重に行い、情報漏洩がないようにしましょう。